Przepisy prawa nie regulują jednoznacznie w jaki sposób można monitorować pracownika. W związku z tym pracodawca podejmujący decyzję o wprowadzeniu w obrębie swojej firmy monitoringu powinien upewnić się, że w żaden sposób nie narusza on dobra osobistego pracownika.

Reguluje to konstytucja RP w art. 47: „..każdy ma prawo do ochrony prawnej życia prywatnego, rodzinnego, czci i dobrego imienia oraz decydowania o swoim życiu osobistym…”.

A także kodeks Pracy w art. 11(1): „Pracodawca jest obowiązany szanować godność i inne dobra osobiste pracownika”.

Jednak kodeks pracy nie zawiera katalogu dóbr osobistych pozostających pod ochroną prawa pracy. Używa się zatem art. 23 kodeksu cywilnego: „Dobra osobiste człowieka, jak w szczególności zdrowie, wolność, cześć, swoboda sumienia, nazwisko lub pseudonim, wizerunek, tajemnica korespondencji, nietykalność mieszkania, twórczość naukowa, artystyczna, wynalazcza i racjonalizatorska, pozostają pod ochroną prawa cywilnego niezależnie od ochrony przewidzianej w innych przepisach. „

Zastosowanie monitoringu wizyjnego przez pracodawcę jest więc prawnie dopuszczalne, wiąże się jedynie z spełnieniem kilku zasad, które mają nie dopuścić do ingerowania przez pracodawcę w sfery prywatne pracowników. Między innymi wyklucza się możliwość stosowania kamer w miejscach gdzie musi być poszanowana prywatność np. w szatniach, toaletach, a także miejscach, gdzie nie wykonuje się czynności służbowych. Szczególnie należy pamiętać, że zastosowanie monitoringu w zakładzie pracy musi mieć usprawiedliwiony cel. Np. zwiększenie bezpieczeństwa przed czynnikami zewnętrznymi jak napad czy włamanie, czy dążenie do ograniczenia zjawiska kradzieży. Zobowiązaniem pracodawcy w tej kwestii jest poinformowanie pracownika o możliwych formach kontroli. Niestety nie ma na dzień dzisiejszy przepisów, stwierdza się w jaki sposób pracodawca ma poinformować pracownika o zainstalowaniu kamer. Z zasady przyjmuje się, aby pracownik był poinformowany o stosowanym monitoringu przy podpisywaniu umowy o pracę oraz wyrażeniu zgody ze względu na ten fakt.

Inne przepisy na które należy zwrócić uwagę w związku z zainstalowaniem kamer znajdują się w ustawie o ochronie danych osobowych.

Monitoring wizyjny pracowników stanowi przetwarzanie danych osobowych w rozumieniu art.7 pkt 2 ustawy z 29 sierpnia 1997r. O ochronie danych osobowych(Dz. U. Z 2002 r., Nr 101, poz. 926 z późn. zm.).

Ilekroć w ustawie jest mowa o: przetwarzaniu danych – rozumie się przez to jakiekolwiek operacje wykonywane na danych osobowych, takie jak zbieranie, utrwalanie, przechowywanie, opracowywanie, zmienianie, udostępnianie i usuwanie, a zwłaszcza te, które wykonuje się w systemach informatycznych; 2a) systemie informatycznym – rozumie się przez to zespół współpracujących ze sobą urządzeń, programów, procedur przetwarzania informacji i narzędzi programowych zastosowanych w celu przetwarzania danych; 2b) zabezpieczeniu danych w systemie informatycznym – rozumie się przez to wdrożenie i eksploatację stosownych środków technicznych i organizacyjnych zapewniających ochronę danych przed ich nieuprawnionym przetwarzaniem…

Natomiast zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 5 ustawy o ochronie danych osobowych: „Przetwarzanie danych jest dopuszczalne tylko wtedy, gdy: jest to niezbędne dla wypełnienia prawnie usprawiedliwionych celów realizowanych przez administratorów danych (w tym wypadku pracodawców) albo odbiorców danych, a przetwarzanie nie narusza praw i wolności osoby, której dane dotyczą.”. Z treści przepisów wynika, że zainstalowanie monitoringu w zakładzie pracy nie wymaga uzyskania od pracowników zgody na sprawowanie kontroli w takiej formie. Potwierdzenie ww stwierdzenia zostało zawarte w odpowiedzi na interpelację nr 12970 do ministra pracy i polityki społecznej w sprawie zasad i montowania monitoringu w zakładach pracy , dn. 9 listopada 2009 roku. http://orka2.sejm.gov.pl/IZ6.nsf/main/0F5E9040

Dane zbierane za pomocą monitoringu, muszą być odpowiednio przechowywane przez administratora, czyli w tym wypadku przez pracodawcę. Zgodnie z artykułami 51 i 52 ustawy o ochronie danych osobowych pracownika, pracodawca musi posiadać właściwe zabezpieczenie techniczne oraz organizacyjne, a także nikt nieupoważniony nie może mieć prawa dostępu do zebranych w ten sposób informacji. Nie zastosowanie się do ww przepisów może skutkować ponoszeniem przez pracodawcę odpowiedzialności karnej.

Od wielu lat mówi się o powstaniu ustawy o monitoringu wizyjnym, która będzie zawierać jasno określone przepisy dotyczące montowania kamer w firmie. Już w 2013 roku przedstawiono projekt założeń, który potem został zmieniony i przedstawiony ponownie jednak nic nie zmienił. Na dzień dzisiejszy monitoring w Polsce to wciąż kwestia sporna.